Qui n’a jamais été submergé par un flot incessant de courriers électroniques dans sa boîte de réception Gmail ? Trier et classer ces emails peut s’avérer être un véritable casse-tête. C’est là qu’intervient la fonctionnalité des libellés Gmail, une solution efficace pour organiser vos emails par auteur. Dans cet article, nous allons parcourir ensemble les étapes pour y parvenir.
Comprendre les libellés Gmail pour un classement efficace
Qu’est-ce que les libellés dans Gmail ?
Les libellés Gmail agissent comme des étiquettes à coller sur vos messages. Autrement dit, ils sont le moyen idéal d’organiser efficacement votre boîte de réception en attribuant à chaque email un ou plusieurs labels correspondant à son contenu ou son auteur.
Pourquoi utiliser les libellés dans Gmail ?
L’un des principaux avantages de l’utilisation des libellés est la possibilité de classer un même e-mail sous plusieurs labels. De plus, vous pouvez afficher jusqu’à 500 libellés dans le menu de gauche de votre interface Gmail, ce qui rend la recherche et le classement nettement plus aisés.
Maintenant que nous avons compris l’importance et l’utilité des libellés, passons à la mise en place pratique.
Premiers pas : créer et gérer des libellés dans Gmail
Création d’un nouveau label
Afin de commencer à organiser vos emails, il vous faudra d’abord créer des labels. Pour cela, rien de plus simple : rendez-vous dans le menu de gauche de votre boîte de réception et choisissez « Créer un nouveau libellé ».
Gestion des labels
Une fois vos labels créés, vous pouvez les gérer à votre guise. Il est possible de les renommer, de les colorier pour faciliter leur identification ou encore de les supprimer si besoin.
A présent, nous allons explorer la fonctionnalité qui va considérablement améliorer votre gestion des emails : la recherche avancée.
Maîtriser la recherche avancée et les opérateurs dans Gmail
La recherche avancée dans Gmail
Gmail propose une fonctionnalité très utile : la recherche avancée. Grâce à elle, vous pouvez effectuer une recherche précise en utilisant plusieurs critères simultanément comme l’auteur du mail, son objet ou encore sa date d’envoi.
Les opérateurs de recherche dans Gmail
En complément à cette fonctionnalité, gmail met à disposition divers opérateurs de recherche. Ces derniers permettent d’affiner encore plus votre recherche. Par exemple, l’opérateur « from : » suivi du nom ou l’adresse e-mail de l’auteur que vous cherchez peut s’avérer particulièrement utile.
Maintenant que la base est posée, passons aux choses sérieuses avec des conseils pratiques pour optimiser votre organisation.
Conseils pratiques pour filtrer et classer automatiquement vos e-mails
Utiliser les filtres Gmail
Les filtres Gmail sont une autre fonctionnalité qui peut grandement améliorer votre gestion des emails. Ces derniers vous permettent d’appliquer automatiquement certaines actions à des emails entrants correspondant à des critères que vous aurez définis au préalable.
Classer automatiquement vos emails
Avec les filtres, vous pouvez ainsi classer automatiquement vos emails par auteur. Il suffit de créer un nouveau filtre et de spécifier l’adresse e-mail de l’auteur dans le champ « De ». Vous pouvez ensuite choisir l’action à effectuer, comme appliquer un label spécifique.
Avant d’aller plus loin, abordons la question épineuse : faut-il archiver ou supprimer ses emails ?
Archiver ou supprimer ? Les bonnes pratiques de gestion de courriers électroniques
L’archivage des messages
L’archivage des messages sur Gmail permet de retirer un email de votre boîte de réception sans pour autant le supprimer. Il reste accessible via la recherche ou sous les labels que vous lui avez attribué. C’est une option intéressante pour conserver un mail utile tout en désencombrant votre boîte de réception.
La suppression des messages
D’un autre côté, la suppression définitive d’un message est recommandée lorsque ce dernier n’a plus aucune utilité pour vous et qu’il ne présente aucun intérêt à être conservé. Cependant, ce choix doit être mûrement réfléchi car une fois supprimé, un email ne peut être récupéré.
A présent, découvrons comment personnaliser l’affichage de vos labels pour une optimisation maximale de votre boîte de réception.
Optimiser votre boîte de réception en personnalisant l’affichage des libellés
Personnalisation de l’affichage des libellés
Gmail vous offre la possibilité de personnaliser l’affichage des libellés dans le menu latéral. Vous pouvez choisir d’afficher tous les messages portant un certain label, ou uniquement ceux non lus. Il est également possible de choisir les labels à afficher en permanence.
Cela fait, passons au vif du sujet : comment trier efficacement vos courriels par auteur ?
Comment trier vos courriels par auteur efficacement ?
Trier manuellement les emails par auteur
Trier manuellement les emails par auteur est possible mais peut s’avérer fastidieux si vous recevez beaucoup d’emails. Cela consiste à sélectionner chaque email et lui attribuer son label correspondant.
Trier automatiquement les emails par auteur
Heureusement, grâce aux filtres Gmail, vous pouvez automatiser ce processus. En associant un filtre à un auteur spécifique, tous les emails provenant de cette personne seront automatiquement classés sous le label que vous aurez défini.
Pour terminer cet article, explorons quelques techniques avancées pour une organisation optimale de votre boîte mail.
Techniques avancées pour une organisation optimale de sa messagerie Gmail
Utiliser des sous-libellés
Pour aller plus loin dans l’organisation de vos emails, vous pouvez créer des sous-libellés. Ces derniers peuvent être très utiles pour hiérarchiser vos emails par auteur en fonction de différents critères spécifiques (projet, date, importance…).
Régler les paramètres de notification
Enfin, n’oubliez pas que pour aller plus loin dans l’optimisation de votre organisation, vous pouvez également jouer avec les paramètres de notification. Par exemple, vous pouvez choisir d’être alerté uniquement lors de la réception d’un email comportant un label spécifique.
Et voilà ! Vous savez désormais comment classer efficacement vos courriers Gmail par auteur. La clé réside dans la combinaison optimale du système de libellés, filtres et recherche avancée proposée par cette plateforme. N’hésitez pas à expérimenter et à personnaliser ces outils selon vos besoins. Après tout, chaque personne travaille différemment et ce qui compte avant tout c’est que ces astuces vous permettent d’améliorer votre productivité au quotidien. À très bientôt pour d’autres conseils pratiques sur la gestion optimale de votre boîte mail !
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